Ako odoslať faktúru e-mailom

Vyžaduje oprávnenieUpraviť - Rozpočet

Čo dosiahnete: odoslanie faktúry e-mailom

Faktúra je hotová, teraz ešte aby sa dostala k odberateľovi. Pošlete mu ju e-mailom priamo z Dakoty, bez prepínania do pošty. K e-mailu sa automaticky priloží PDF faktúry. Dakoty si zapamätá, že faktúra bola odoslaná, a ukáže aj to, či ju odberateľ otvoril. Odoslanie trvá asi minútu.

Predpokladá sa, že faktúru už máte vystavenú. Ak nie, začnite návodom Ako vystaviť faktúru.

Kto môže odoslať faktúru e-mailom

Faktúru môže odoslať vlastník organizácie alebo používateľ, ktorého rola obsahuje oprávnenie Upraviť - Rozpočet. Ak Budget v ľavom paneli nevidíte, pozrite Prečo nevidím modul v ľavom paneli.

Ako odoslať faktúru e-mailom – krok za krokom

V ľavom paneli kliknite na Budget a potom na Faktúry vystavené.
V riadku faktúry kliknite na tlačidlo Akcie (tri bodky pod sebou).

Stĺpec Akcie je v tabuľke úplne vpravo. Ak ho nevidíte, posuňte tabuľku doprava alebo skryte ľavé menu tlačidlom Skryť menu. V tom istom riadku je aj červený kôš (Zmazať), ktorý faktúru maže. Neklikajte naň.
V menu kliknite na Odoslať emailom. Otvorí sa okno Odoslať faktúru emailom.
V časti Príjemca vyberte, kam faktúra pôjde: Kontaktná osoba, Email spoločnosti alebo Zadať email manuálne.
Pri voľbe Kontaktná osoba vyberte osobu v poli Kontaktná osoba a jej adresu v poli Emailové adresy. Obe polia bývajú predvyplnené, len ich skontrolujte. Pri voľbe Zadať email manuálne napíšte adresu do poľa Email a stlačte Enter.
Skontrolujte Predmet (predvolene „Faktúra č.” a číslo faktúry). Do poľa Správa môžete napísať vlastný text. Ďalšie súbory pridáte tlačidlom Pridať prílohu.
Kliknite na Odoslať.

Čo sa stane po odoslaní faktúry

Faktúra je na ceste! Okno sa zavrie a zobrazí sa potvrdenie Dokument bol úspešne odoslaný na a adresa príjemcu. Faktúra v zozname zmení stav z Koncept na Odoslané a v stĺpci Doručenie sa zobrazí štítok Odoslané. Odberateľ dostane e-mail s PDF faktúry.

Faktúru môžete poslať znova rovnakým postupom. Ak odberateľ po splatnosti nezaplatil, v tom istom menu Akcie je aj položka Poslať upomienku, pozrite Ako poslať upomienku.

Odoslanie cenovej ponuky s odkazom na prijatie

Cenovú ponuku odošlete rovnakým postupom (Akcie → Odoslať emailom v zozname Cenové ponuky). V okne je navyše políčko Pridať odkaz na online prijatie, predvolene zaškrtnuté. Klient tak ponuku prijme alebo odmietne priamo z e-mailu. Ak odkaz nechcete, zaškrtnutie zrušte. Podrobnosti sú v návode Ako poslať ponuku s odkazom na online prijatie.

Ako zistiť, či odberateľ faktúru otvoril

V zozname Vystavené faktúry sledujte stĺpec Doručenie. Štítok Neodoslané znamená, že e-mail ešte neodišiel. Štítok Odoslané znamená, že e-mail odišiel, ale zatiaľ nie je zaznamenané jeho otvorenie. Štítok Otvorené znamená, že odberateľ e-mail otvoril. Po prejdení myšou nad štítkom uvidíte, kedy bola faktúra odoslaná a kedy ju odberateľ otvoril.

Časté problémy pri odosielaní faktúry

Ak e-mail nechce odísť, väčšinou je to drobnosť. Pozrite sa, ktorý z týchto prípadov sa vás týka.

Tlačidlo Odoslať je sivé. Dakoty ešte nevie, kam e-mail poslať: nie je vybraná žiadna adresa. Vyberte adresu v poli Emailové adresy, alebo zvoľte Zadať email manuálne a napíšte ju.

Voľba Kontaktná osoba sa nedá vybrať. Odberateľ nemá kontaktnú osobu s e-mailom (v okne je text Žiadne kontaktné osoby s emailom neboli nájdené). Použite Email spoločnosti alebo Zadať email manuálne.

Zobrazí sa hlásenie Nastala chyba pri odosielaní. Skúste to o chvíľu znova. Ak chyba pretrváva, kontaktujte podporu cez Podpora a pomoc v menu pri vašom mene vpravo hore.

Nenašli ste svoj problém? Opýtajte sa Milana: vpravo hore kliknite na svoje meno a vyberte Podpora a pomoc. Milan je náš AI asistent a o odosielaní faktúr vie veľa. Keď si nebude istý, odovzdá vás kolegom z podpory.