Ako exportovať faktúry pre účtovníka

Vyžaduje oprávnenieUpraviť - Rozpočet

Čo dosiahnete: súbor, z ktorého účtovník nemusí nič prepisovať

Koniec mesiaca, účtovníčka čaká a vy nechcete posielať dvadsať PDF-iek na ručné prepisovanie. Dakoty vie vydané doklady vyexportovať do formátu, ktorý si účtovný program načíta sám. Exportovať môžete jeden doklad z menu Akcie, alebo celý výber naraz tlačidlom Export pre účtovníka. Jeden doklad zvládnete za pár sekúnd, výber za minútu.

Kto môže exportovať doklady

Export dokladu môže spustiť vlastník organizácie alebo používateľ, ktorého rola obsahuje oprávnenie Upraviť - Rozpočet. Hromadné stiahnutie výberu dovolí Dakoty aj s oprávnením Zobraziť - Rozpočet. Ak Budget v ľavom paneli nevidíte, pozrite Prečo nevidím modul v ľavom paneli.

Ktorý formát zvoliť

Dakoty ponúka päť formátov. V menu sú v tomto poradí:

POHODA XML: pre účtovný program POHODA. Výber viacerých dokladov sa stiahne ako jeden XML súbor.
ISDOC (.isdoc): český a slovenský štandard elektronickej faktúry. Každý doklad je samostatný súbor.
UBL (.xml): medzinárodný štandard Universal Business Language. Každý doklad je samostatný súbor.
Peppol BIS 3.0 (e-faktúra 2027): formát európskej e-faktúry. Pozrite E-faktúra a formáty exportu.
Money S3 XML: pre účtovný program Money S3. Výber viacerých dokladov sa stiahne ako jeden XML súbor.

Nie ste si istí? Spýtajte sa účtovníka, aký formát jeho program načíta.

Ako exportovať jeden doklad – krok za krokom

V ľavom paneli kliknite na Budget a potom na zoznam dokladu: Faktúry vystavené, Zálohové faktúry alebo Dobropisy.
V riadku dokladu kliknite na tlačidlo Akcie (tri bodky pod sebou, úplne vpravo).
V menu nájdite časť Export pre účtovníka a kliknite na požadovaný formát, napríklad POHODA XML.
Počkajte chvíľu. Prehliadač stiahne súbor a Dakoty zobrazí potvrdenie Export POHODA XML stiahnutý (s názvom zvoleného formátu).

Časť Export pre účtovníka je len pri faktúrach, zálohových faktúrach a dobropisoch. Pri cenových ponukách a predajkách ju v menu Akcie nenájdete.

Ako exportovať viac dokladov naraz – krok za krokom

Hromadný export je v zozname Faktúry vystavené.

V ľavom paneli kliknite na Budget a potom na Faktúry vystavené. Podľa potreby si zoznam najprv prefiltrujte, napríklad filtrom Dátum vystavenia.
Zaškrtnite faktúry, ktoré chcete exportovať, políčkami na začiatku riadkov.
Pod tabuľkou sa objaví lišta hromadných akcií. Kliknite na Export pre účtovníka. Otvorí sa okno Export pre účtovníka s počtom vybraných dokladov.
V poli Formát vyberte formát. Okno pod ním hovorí, čo dostanete: pri POHODA XML a Money S3 XML jeden XML súbor, pri ISDOC, UBL a Peppol BIS 3.0 zvyčajne archív ZIP (pri jedinom doklade môže prísť rovno samotný súbor).
Kliknite na tlačidlo Stiahnuť XML alebo Stiahnuť ZIP (podľa formátu, v zátvorke je počet dokladov).

Čo sa stane po exporte a čo robiť s preskočenými dokladmi

Hotovo, účtovníčka sa môže tešiť! Dakoty stiahne súbor a ukáže potvrdenie Export … stiahnutý s počtom exportovaných dokladov. Výber sa zruší.

Doklad, ktorý sa exportovať nedá, Dakoty preskočí a nezastaví kvôli nemu celý export. Vtedy sa ukáže upozornenie Exportovaných X z Y dokladov. Pri formáte ZIP je zoznam preskočených dokladov aj s dôvodom v archíve, v súbore _neexportovane.txt. Doklad sa nedá exportovať, ak v ňom chýbajú údaje o vašej firme alebo o odberateľovi, nemá žiadne položky alebo je jeho suma nulová. Naraz sa dá exportovať najviac 500 dokladov.

Časté problémy pri exporte pre účtovníka

Nič netragické, väčšinou ide o chýbajúci údaj.

Zobrazí sa hlásenie Doklad nie je možné exportovať. Za dvojbodkou je dôvod, napríklad chýbajúce údaje o organizácii, chýbajúci odberateľ alebo doklad bez položiek. Doplňte údaje v Nastavenia organizácie → Fakturačné údaje alebo na doklade a skúste znova.

Zobrazí sa hlásenie Účtovný export zlyhal. Skúste to o chvíľu znova. Ak chyba pretrváva, kontaktujte podporu cez Podpora a pomoc.

Export neponúka cenovú ponuku ani predajku. Je to tak, Export pre účtovníka je len pri faktúrach, zálohových faktúrach a dobropisoch.

V zozname Zálohové faktúry alebo Dobropisy chýba hromadný export. Tlačidlo Export pre účtovníka v lište hromadných akcií je len v zozname Faktúry vystavené. Zálohové faktúry a dobropisy exportujete po jednom cez menu Akcie.

Nenašli ste svoj problém? Opýtajte sa Milana: vpravo hore kliknite na svoje meno a vyberte Podpora a pomoc. Milan je náš AI asistent a o exporte vie veľa. Keď si nebude istý, odovzdá vás kolegom z podpory.