Ako poslať upomienku k neuhradenej faktúre
Čo dosiahnete: upomienka, ktorá nepokazí vzťahy
Section titled “Čo dosiahnete: upomienka, ktorá nepokazí vzťahy”Faktúra je po splatnosti a zákazník sa neozýva? Slušná pripomienka zvyčajne stačí. Dakoty vám upomienku predpripraví aj s číslom faktúry, sumou a splatnosťou, vy ju len skontrolujete a odošlete. Upomienku pošlete z menu Akcie pri faktúre v časti Faktúry vystavené a trvá to asi minútu. Dakoty vie upomienky posielať aj samo, o tom je sekcia Ako zapnúť automatické pripomienky splatnosti.
Kto môže poslať upomienku
Section titled “Kto môže poslať upomienku”Upomienku môže poslať vlastník organizácie alebo používateľ, ktorého rola obsahuje oprávnenie Upraviť - Rozpočet. Upomienka sa dá poslať len k vydanej faktúre, nie k zálohovej faktúre, ponuke ani dobropisu. Ak Budget v ľavom paneli nevidíte, pozrite Prečo nevidím modul v ľavom paneli.
Ako poslať upomienku – krok za krokom
Section titled “Ako poslať upomienku – krok za krokom”-
V ľavom paneli kliknite na Budget a potom na Faktúry vystavené.
-
V riadku neuhradenej faktúry kliknite na tlačidlo Akcie (tri bodky pod sebou, úplne vpravo).
-
V menu kliknite na Poslať upomienku. Otvorí sa okno Poslať upomienku, v ktorom Dakoty chvíľu načítava text upomienky.
-
Skontrolujte údaje nad poľami: Odberateľ, Faktúra, Suma a Splatnosť. Ak je faktúra po termíne, uvidíte aj červený údaj Po splatnosti s počtom dní.
-
V poli Príjemca skontrolujte e-mailovú adresu. Je predvyplnená z faktúry a môžete ju upraviť: napíšte inú adresu a stlačte Enter.
-
Skontrolujte Predmet a Text upomienky. Text je predvyplnený aj s údajmi tejto faktúry a môžete ho upraviť.
-
Ak nechcete k e-mailu pribaliť faktúru, vypnite prepínač Priložiť PDF faktúry. Predvolene je zapnutý.
-
Kliknite na Odoslať upomienku.
Čo sa stane po odoslaní upomienky
Section titled “Čo sa stane po odoslaní upomienky”Odišlo to! Okno sa zavrie a Dakoty vám potvrdí hláškou Upomienka bola odoslaná na a adresa príjemcu. Dakoty si zapamätá, že k faktúre upomienka odišla. Pri ďalšej upomienke k tej istej faktúre vás okno upozorní žltou hláškou K tejto faktúre už bola upomienka odoslaná. Odoslaním pošlete ďalšiu. Odoslanú upomienku nájdete aj v časti Log komunikácie v ľavom paneli, ak k nej máte oprávnenie.
Ako zapnúť automatické pripomienky splatnosti
Section titled “Ako zapnúť automatické pripomienky splatnosti”Aby ste upomienky nemuseli posielať ručne, Dakoty ich vie posielať samo, raz denne.
- Vpravo hore kliknite na svoje meno, vyberte Nastavenia organizácie a kliknite na záložku Fakturácia.
- Otvorte časť Párovanie a automatizácia.
- Zapnite prepínač Párovanie úhrad. Dakoty ukáže adresu na zasielanie exportov pohybov z banky a až potom sa zobrazí prepínač Pripomienky splatnosti.
- Zapnite prepínač Pripomienky splatnosti a kliknite na Uložiť.
Predvolene Dakoty pošle upomienku 7, 14 a 30 dní po splatnosti. Upomienka nepríde k faktúre, ktorá je uhradená, stornovaná alebo je ešte Koncept, ani odberateľovi bez e-mailovej adresy. Ručná upomienka z tohto návodu automatický rozvrh nenaruší.
Časté problémy pri upomienkach
Section titled “Časté problémy pri upomienkach”Upomienky sú citlivá vec, preto sú tu hlášky, ktoré sa môžu zobraziť.
V menu Akcie chýba Poslať upomienku. Položka je len pri vydaných faktúrach v zozname Faktúry vystavené. Pri zálohových faktúrach, ponukách a dobropisoch ju nenájdete.
Zobrazí sa červená hláška Faktúra je už uhradená — upomienku nie je možné poslať. Faktúra je označená ako zaplatená, takže Dakoty upomienku nepustí. Tlačidlo Odoslať upomienku je sivé. Ak je úhrada zapísaná omylom, opravte ju v návode Ako zaznamenať úhradu faktúry.
Tlačidlo Odoslať upomienku je sivé a pole Príjemca je prázdne. K faktúre sa nenašla žiadna e-mailová adresa odberateľa. Napíšte ju do poľa Príjemca a stlačte Enter.
Zobrazí sa hlásenie Nastala chyba pri odosielaní upomienky. Skúste to o chvíľu znova. Ak chyba pretrváva, kontaktujte podporu cez Podpora a pomoc.
Nenašli ste svoj problém? Opýtajte sa Milana: vpravo hore kliknite na svoje meno a vyberte Podpora a pomoc. Milan je náš AI asistent a o upomienkach vie veľa. Keď si nebude istý, odovzdá vás kolegom z podpory.