Zálohové faktúry a ich odpočet
Čo dosiahnete: zálohu od zákazníka a jej odpočet
Section titled “Čo dosiahnete: zálohu od zákazníka a jej odpočet”Zálohová faktúra je slušná výzva na zaplatenie ešte pred dodaním, napríklad pred výrobou alebo dodávkou tovaru. Zákazník ju zaplatí vopred a vy neskôr zálohu odpočítate na konečnej faktúre, takže zaplatí už len zvyšok. Zálohovú faktúru vystavíte za pár minút v module Budget, v časti Zálohové faktúry.
Kto môže vystaviť zálohovú faktúru
Section titled “Kto môže vystaviť zálohovú faktúru”Zálohovú faktúru môže vystaviť vlastník organizácie alebo používateľ, ktorého rola obsahuje oprávnenie Vytvoriť - Rozpočet. Úhradu zapíše používateľ s oprávnením Upraviť - Rozpočet. Ak Budget v ľavom paneli nevidíte, pozrite Prečo nevidím modul v ľavom paneli.
Ako vystaviť zálohovú faktúru – krok za krokom
Section titled “Ako vystaviť zálohovú faktúru – krok za krokom”- V ľavom paneli kliknite na Budget a v časti Predaj na Zálohové faktúry. Otvorí sa zoznam Zálohové faktúry.
- Vpravo hore kliknite na zelené tlačidlo Pridať zálohovú faktúru. Otvorí sa okno Nová zálohová faktúra. Rovnaké okno otvoríte aj zeleným tlačidlom + pri nadpise Predaj (popis po prejdení myšou: Vytvoriť doklad) a voľbou Zálohová faktúra.
- Do poľa Spoločnosť / IČO napíšte názov alebo IČO odberateľa, vyberte ho zo zoznamu a kliknite na Pokračovať.
- Skontrolujte Dátum vystavenia a Dátum splatnosti. V časti Položky vyplňte aspoň jeden riadok: do poľa Popis položky napíšte, čo zákazník platí vopred, a do poľa Cena/jedn. sumu.
- Kliknite na Vytvoriť zálohovú faktúru.
Okno funguje rovnako ako pri faktúre, jednotlivé polia sú v návode Ako vystaviť faktúru. Nová zálohová faktúra je v zozname v stave Koncept. Zákazníkovi ju pošlete e-mailom cez Akcie → Odoslať emailom, pozrite Ako odoslať faktúru e-mailom.
Zálohovú faktúru môžete vytvoriť aj z cenovej ponuky, pozrite Ako premeniť cenovú ponuku na faktúru.
Čo sa stane po zaplatení zálohy
Section titled “Čo sa stane po zaplatení zálohy”Keď zákazník zaplatí, označte zálohovú faktúru v menu Akcie položkou Označiť ako zaplatené, pozrite Ako zaznamenať úhradu faktúry. Dakoty urobí kus práce za vás: k zaplatenej zálohe vytvorí vlastný doklad v zozname Faktúry vystavené.
- Ak ste platca DPH, vznikne faktúra s typom dokladu Faktúra k prijatej platbe.
- Ak platcom DPH nie ste, vznikne bežná faktúra.
Nový doklad má stav Zaplatené a dátum vystavenia podľa dátumu úhrady. Pri čiastočnej úhrade vznikne doklad na prijatú časť. Nájdete ho v Faktúry vystavené. Súvisiace doklady vrátane zálohy tam ukáže šípka v stĺpci Akcie, vľavo od troch bodiek (popis: Zobraziť súvisiace). V zozname Zálohové faktúry takú šípku nemáte.
Doklad vznikne rovnako, keď zálohy označíte ako zaplatené hromadne tlačidlom Pridať úhradu. Hromadná úhrada ale vždy zapíše plnú sumu s dnešným dátumom a čiastočne uhradenú zálohu preskočí. Čiastočnú úhradu alebo iný dátum zadáte po jednej cez Akcie.
Ako odpočítať zálohu na konečnej faktúre
Section titled “Ako odpočítať zálohu na konečnej faktúre”Zálohu odpočítate pri konečnom vyúčtovaní. Ak ste zálohovú faktúru vytvorili z cenovej ponuky, na ponuke v menu Akcie pribudne položka Vyúčtovacia faktúra (s odpočtom záloh). Postup je v návode Vyúčtovacia faktúra. Zálohová faktúra sa sama na bežnú faktúru nekonvertuje, takú položku v jej menu Akcie nenájdete.
Časté problémy so zálohovými faktúrami
Section titled “Časté problémy so zálohovými faktúrami”Tlačidlo Pridať zálohovú faktúru nie je vidieť. Neschovalo sa schválne, len vám chýba oprávnenie Vytvoriť - Rozpočet. Požiadajte o neho vlastníka organizácie.
V menu Akcie nie je Konvertovať na faktúru. Takú položku zálohová faktúra nemá. Konečnú faktúru vystavíte z cenovej ponuky položkou Vyúčtovacia faktúra (s odpočtom záloh).
Zaplatenú zálohu nemôžem stornovať. Zaplatený doklad sa nestornuje. Dobropis sa k zálohovej faktúre vystaviť nedá, vystavuje sa len k faktúre. Ak potrebujete zaplatenú zálohu vrátiť, vystavte dobropis k dokladu, ktorý Dakoty po úhrade vytvorilo (Faktúra k prijatej platbe, pri neplatcovi DPH bežná faktúra), pozrite Ako vystaviť dobropis.
Nenašli ste svoj problém? Opýtajte sa Milana: vpravo hore kliknite na svoje meno a vyberte Podpora a pomoc. Milan je náš AI asistent a o zálohách vie veľa. Keď si nebude istý, odovzdá vás kolegom z podpory.